Partage / Nextcloud

À propos

Service à vocation de partage de documents au sein des services.

• partage de fichier pour les services seulement
• pas d’espace personnel proposé
• accessible seulement depuis le réseau de l’école ou via le VPN
• récupération des documents supprimés
• gestion des versions des documents
• édition collaborative

Sur le site de l’éditeur Nextcloud documentation utilisateur : https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/fr/files/index.html

Des guides utilisateurs de la bureautique collaborative OnlyOffice sont consultables chez l’éditeur: https://helpcenter.onlyoffice.com/fr/docs/userguides

Accès au service

3 méthodes d’accès sont proposées.

Navigateur web

Se rendre à l’adresse https://partage.ec-lyon.fr et s’identifier depuis le service d’authentification de centrale (CAS).

C’est la méthode recommandée pour l’édition collaborative de documents.

✔️ Avantages

• Accessible depuis n’importe quel poste connecté au réseau d’établissement (ou via VPN)
• Édition collaborative de documents office (à plusieurs, en même temps, modifications visibles instantanément)
• Consulter, restaurer, d’anciennes versions de documents
• Consulter la corbeille, restaurer des fichiers supprimés
• Partager des documents en dehors de son service sous réserve d’en avoir les droits

❌ Inconvénients

• L’édition des document est faite avec la suite OnlyOffice et non avec Microsoft Office (interface différente)
• Impossible de travailler hors-ligne, nécessite d’être connecté

Client de synchronisation

En installant un client de synchronisation, les fichiers seront présent sur votre poste de travail. Si vous modifier un fichier en étant connecté au réseau de Centrale, il sera immédiatement synchronisé sur le serveur distant, partage.ec-lyon.fr. Si vous n’êtes pas connecté au réseau, il sera synchronisé au moment de votre connexion au réseau.

Documentation d’installation du client de synchronisation

✔️ Avantages

• Accès aux fichiers depuis l’Explorateur de Fichiers
• Les fichiers étant synchronisés sur le poste de travail, ils sont accessibles hors-ligne (travail nomade)
• Utilisation des logiciels habituels (Microsoft Office ou LibreOffice) pour l’édition des documents
• Si un fichier est modifié en même temps par un collaborateur, il y aura une notification pour résoudre le conflit
• Possibilité de ne synchroniser que les dossiers/fichiers nécessaires
• Notifications de documents modifiés

❌ Inconvénients

• Les fichiers étant synchronisés, il peuvent prendre beaucoup d’espace disque sur l’ordinateur

📌 Usages

💡 Notifications

Afin d’être prévenu d’un problème de synchronisation (conflit ou autre), il est recommandé de faire apparaître l’icône de notification à côté de l’horloge : Clic droit sur la barre des tâches → Paramètres → Choisir les icônes à afficher → Activer Nextcloud

• 🟢 : tout est synchronisé
• ⚪ : hors connexion
• 🟡 : problème de synchronisation, conflit de fichier : cliquer dessus pour résoudre les conflits

⚪ Déconnecté

Si vous êtes bien connecté au réseau de Centrale ou que le VPN est démarré :
Notifications

Pour reconnecter, faire un clic-droit dessus, puis “Ouvrir la boîte de dialogue principale” :

Sur votre nom, dérouler votre compte puis cliquer sur les trois points pour ensuite “Se connecter” :

Il vous sera peut être demandé de d’autoriser l’accès de nouveau en vous connectant depuis l’interface web. Une fois reconnecté, votre client de synchronisation devrait être vert comme ici :

 

⚪ Plus de synchronisation

Vous pouvez tester successivement ces différentes opération, et vérifier à chaque étape si le comportement normal est revenu.

A/ Vous pouvez fermer l’application de synchronisation par un clic droit sur l’icône du client Nextcloud, option “Quitter Nextcloud” et relancer le client depuis son icône sur le bureau ou depuis la liste des programmes

B/ Vous pouvez également redémarrer votre ordinateur

C/ Vous pouvez également réinstaller le client Nextcloud à partir de la page de téléchargement dédiée

🟡 Conflits

S’il y a un conflit de fichier, il peut être résolu en cliquant sur l’icône jaune, une nouvelle fenêtre apparaît avec l’historique des synchronisation et surtout les fichiers en conflits :

Dans votre explorateur de fichier, vous pouvez consulter les deux documents, l’original, présent sur le serveur a le nom d’origine, votre version porte un nouveau nom avec “(conflicted copy YYYY-MM-DD)”. Vous pouvez ouvrir les deux pour les comparer, puis

En cliquant sur “Résoudre le conflits”, une nouvelle fenêtre apparaît :

Vous pouvez alors :

• garder votre version (la version du serveur sera remplacé par la votre)
• garder la version du serveur (votre version sera perdu)
• garder les deux, votre version sera poussée sur le serveur avec le suffix “_1” en plus de la version originale

📁 Icônes dans l'explorateur de fichier

• ✅ : fichier présent sur l’ordinateur
• ☁ : fichier non synchronisé, l’ouvrir le téléchargera (si connecté au réseau) et il sera synchronisé par la suite

Montage WebDAV

Un “montage” WebDAV est comme un dossier réseau de type Samba/SMB/Windows, c’est à dire que les fichiers sont accessible depuis votre explorateur de fichier de votre poste à condition d’être connecté au réseau de l’établissement. Les modifications seront poussées sur le serveur à l’enregistrement des fichiers.

Documentation pour la connexion du lecteur réseau.

✔️ Avantages

• Accès aux fichier depuis l’Explorateur de Fichiers
• Fonctionne comme un lecteur réseau (Hlin, Pilat, etc)
• Tous les fichiers sont accessibles

❌ Inconvénients

• Impossible de travailler hors-ligne, nécessite d’être connecté
• Pas de verrouillage des fichiers, plusieurs utilisateurs peuvent éditer le fichier en même temps, le dernier qui enregistre écrase les modifications des autres